Немного слов о программе конференции. Если поступило много заявок для участия и программный комитет не рекомендует их исключать, то необходимо организовать параллельную работу разных по тематике секций конференции. Какое бы количество секций не было у вас представлено и как бы ни был загружен график работы, открытие конференции должно быть пленарным. Вступительное слово предоставляется самому известному ученому или высокому должностному лицу от принимающей стороны. Далее идут несколько пленарных докладов ученых с мировым именем, в которых освещаются тенденции развития актуального направления науки, демонстрируются результаты использования научных достижений, анализируются возможности их дальнейшего внедрения. Помните, что пленарных докладов или сообщений в пределах секции не должно быть слишком много, иначе просто не запомнятся. Не перегружайте секцию, лучше разбейте ее кофе-брейком на два-три этапа. В пределах секции близкие по тематике доклады стоит ставить рядом, чтобы участникам легче было сравнить и оценить преимущества результатов, представленных в них. Лучше всего запоминается, в основном, первое и последнее выступление, поэтому начинаться и заканчиваться секция должна самыми интересными и значимыми сообщениями.

Когда программа конференции готова, рассылайте приглашения участникам с информацией о форме представления доклада (пленарный, устный, стендовый) и оборудовании, которое будет предоставлено, дате и времени доклада, его продолжительности, начале регистрации, схеме проезда к месторасположению конференции и другие, необходимые с Вашей точки зрения, сведения.

Невозможно предвидеть все ситуации, с которыми можно столкнуться в процессе организации и проведения конференции, но нужно быть готовым ко всему. Чем тщательнее Вы с оргкомитетом продумаете все возможные вопросы, тем меньше неожиданных, непредвиденных ситуаций возникнет. Понимая в общих чертах какую-нибудь процедуру, стоит еще раз расспросить людей, которые непосредственно занимаются данными вопросами, ибо может получиться совсем не так, как предполагаешь. Например, когда за день до начала конференции узнаете о плановом отключении электроэнергии в квартале или о необходимости заказывать бланки приходных кассовых ордеров в налоговой инспекции, которые готовятся обычно в течение нескольких недель. Но, как известно, не ошибается только тот, кто ничего не делает. А ошибками признается только то, что невозможно исправить!

5.  И наконец – сама конференция, тот момент, ради которого работали организаторы. Успех! Вы так старались, значит, другого быть не может!

Запомните, на первом месте для вас должны быть люди. Участники конференции, организаторы и спонсоры – никто не должен быть забыт.

Конференция закончена. Разъехались участники, убраны опустевшие залы, но складывать руки еще рано. Нужно подвести итоги, подготовить отчеты о проведении конференции и другие материалы, сдача которых предусматривалась законами, договорами и правилами, проанализировать научный уровень представленных докладов, значимость проведенной конференции, поместить итоговую информацию на сайт конференции и, по возможности, опубликовать пресс-релиз в тематическом журнале. Для себя отметить и проанализировать все неудачи, если такие были, рассчитать и, самое главное, поблагодарить оргкомитет за отличную работу, перебрать и выкинуть все ненужные материалы (печатные и электронные), и… запланировать год проведения следующей конференции!

Конечно, в статье не охватить все моменты, связанные с организацией и проведением конференции, но надеемся, что представленные здесь советы будут полезны.

Фрагмент статьи взят отсюда:

http://www.konferencii.ru/news/6